Sintesi delle fasi operative, nel processo di Certificazione secondo la norma ISO 25639:2008 ed il PROTOCOLLO PROPRIETARIO PER ACCREDIA “12/116/CR13c/C11”
La certificazione
- La certificazione ISO 25639:2008 è una certificazione di prodotto ovvero certifica che i dati statistici fieristici, relativi ad una determinata edizione di una manifestazione fieristica, siano stati raccolti ed elaborati, dall’organizzatore, in conformità alla suddetta norma.
- Per dati statistici fieristici si intende una collezione di tabelle, riportanti in forma analitica, la distribuzione, per aree geografiche e per tipologia, del numero totale degli espositori, dei visitatori e visite, delle superfici espositive e degli eventi congressuali.
Richiesta
Contestualmente alla sottoscrizione dell’incarico a ISFCERT, l’organizzatore compilerà, attraverso via telematica, il modulo 01.00 contenente le informazioni riguardanti la manifestazione oggetto di certificazione e i macro dati statistici relativi all’edizione precedente della stessa.
Soggetti coinvolti:
- Referente certificazione organizzatore.
- ISFCERT Segreteria.
Nota bene: E’ facoltà dell’Organizzatore e modalità operativa preferita di ISFCERT quella di indicare un unico interlocutore (Referente per la certificazione).
Periodo: 6 mesi prima dell’inizio della manifestazione ridotto a 3 mesi per le manifestazioni con cadenza semestrale.
Istruttoria
L’Organizzatore fornirà i dati utili alla predisposizione della visita ispettiva quali:
- elenco degli espositori suddivisi tra diretti, indiretti, esteri ed italiani indicando per ciascuno superficie occupata e posizione;
- planimetria (provvisoria) di manifestazione,
- elenco (anche provvisorio) di eventi congressuali, workshop e similari;
- Catalogo di manifestazione (se disponibile);
Soggetti coinvolti:
- Referente certificazione organizzatore. Azioni: collettore materiali;
- ISFCERT Segreteria e Referente Gruppo di Verifica Ispettiva.
Periodo: 5 giorni prima dell’inizio della manifestazione o a chiusura delle iscrizioni per gli espositori.
Verifica
La visita ispettiva durante lo svolgimento della manifestazione consiste nell’esame di un campione di espositori e delle superfici da questi occupate e nell’esame delle modalità di accesso alla manifestazione durante lo svolgimento della manifestazione. L’ispettore svolgerà tale visita in completa autonomia e senza la necessità di assistenza da parte di personale dell’organizzatore fatto salvo, per quanto concerne l’ispezione al sistema di misurazione degli ingressi.
Soggetti coinvolti:
- Referente certificazione organizzatore.
- Ispettore ISFCERT.
Al termine della visita ispettiva verrà redatto un verbale d’ispezione e saranno raccolti i seguenti materiali:
- Planimetria definitiva in scala;
- Catalogo di manifestazione completo di eventuali integrazioni;
- Statistiche relative agli ingressi e re-ingressi alla manifestazione del giorno precedente alla visita ispettiva;
- Tipologie titoli di ingresso utilizzati (campioni);Elenco definitivo eventi congressuali, seminariali, workshop e similari;
- Eventuale elenco eventi collaterali;
- Elenco definitivo degli espositori
Tale verbale potrà contenere anche richieste di approfondimenti successivi relativi al campione di espositori esaminato dall’ispettore.
Approfondimenti
Se necessari, nei giorni successivi alla manifestazione, potranno essere richiesti approfondimenti documentali utili al completamento dell’istruttoria.
Soggetti coinvolti:
- Referente certificazione organizzatore.
- Ispettore ISFCERT e Referente Gruppo di Verifica Ispettiva ISFCERT.
Periodo: entro 10/15 giorni dalla chiusura della manifestazione.
Tavole Statistiche
L’organizzatore compilerà, per via telematica, con accesso riservato al CRM ISFCERT, le tavole statistiche relative ai dati oggetto di certificazione. Tali dati saranno esaminati e verificati dall’ispettore che ne controllerà la coerenza con la base documentale e quanto da questi ispezionato.
Soggetti coinvolti:
- Referente certificazione organizzatore.
- Ispettore ISFCERT e Referente Gruppo di Verifica Ispettiva.
Periodo: entro 20 giorni dalla chiusura della manifestazione.
Delibera di certificazione
Il Comitato di Delibera, organo indipendente di ISFCERT, esaminerà la relazione prodotta dall’ispettore ed i documenti da questi raccolti e delibererà in merito al rilascio della certificazione.
Soggetti coinvolti:
- Comitato di Delibera di ISFCERT;
- Ispettore ISFCERT e Referente Gruppo di Verifica Ispettiva ISFCERT .
Periodo: entro 40 giorni dalla chiusura della manifestazione.